Tietosuojaseloste

Esportin asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 28.2.2025

1. REKISTERINPITÄJÄT

Espoon Tennistuki ry
Koivu-Mankkaan tie 3
00220 Espoo
0433249-1

Esport Arena Oy
Koivu-Mankkaan tie 5
00220 Espoo
1859371-3

Esport MiniArenas Oy
Koivu-Mankkaan tie 3
00220 Espoo
2682268-6

Top Games Oy
Koivu-Mankkaan tie 3
00220 Espoo
0484671-6

Espoon Tennistuki ry, Esport Miniarenas Oy ja Esport Arena Oy -nimiset liikuntakeskukset, joita tässä tietosuojaselosteessa kutsutaan jäljempänä Esportiksi.

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Yhteyshenkilön tavoittaa sähköpostilla fitness(at)esport.fi

3. REKISTERIN NIMI

Esportin asiakas- ja markkinointirekisteri

4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat henkilön suostumus, sopimus sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen ylläpitäminen, laskutuksen mahdollistaminen ja jäsenyyteen liittyvien palveluiden, kuten web-varausten takaaminen sekä markkinointi. Asiakashistoria voidaan anonymisoituna tilastoida Esportin sisäisiin käyttötarkoituksiin. Tietojenkäsittely tehdään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Valvontakameratallenteita käytetään turvallisuuden ja omaisuuden suojaamiseen, asianmukaisen käytöksen varmistamiseen, rikosten ennaltaehkäisemiseen sekä tapahtuneiden rikosten selvittämiseen.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Esportin asiakas- ja markkinointirekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

  • Asiakassuhteen ja markkinoinnin edellyttämät yhteystiedot: kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Laskutusta sekä kävijähistoriaa varten tarvittavat laskutustiedot: kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot ja henkilötunnus
  • Demografiset tiedot: kuten ikä, pituus ja paino, joita tarvitaan henkilökohtaisten harjoitusohjelmien laadintaan tai kuntotestauksen yhteydessä
  • Asiakkaan vapaaehtoisesti antamat terveystiedot, joita käytetään henkilökohtaisten harjoitusohjelmien laadinnan tai kuntotestauksen yhteydessä
  • Alaikäisen henkilön huoltajan yhteystiedot sekä laskutukseen tarvittavat huoltajan laskutustiedot.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään suostumus erikseen. Katso erillinen evästeseloste.

6. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään perustuen asiakassuhteeseen vaadittaviin tietoihin. Keräämme tietoja esimerkiksi jäsensopimuksista, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä kuten tapahtuma- ja kuntotesti-ilmoittautumisista, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, Personal Trainer -tapaamisista ja muista asiakastapaamisista sekä muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilötietoihin liitetään vain ne tiedot, jotka henkilö itsestään antaa.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilötiedot luovutetaan laskutusta, perintää sekä henkilötietojen tarkistusta varten Cash-In Oy:lle. Tiedot luovutetaan myös jäsenyyden vuokraamista varten Dorent Oy:lle sekä tyytyväisyyskyselyiden, kurssi- ja tapahtumailmoittautumisen tekemistä varten Lyyti Oy:lle.

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
  • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle ilman laissa olevaa perustetta. Huolehdimme siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

9. REKISTERIN SUOJAUS JA HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kaikki fyysiset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.

Valvontakameran tallenteet säilytetään salasanalla suojatulla erillisellä palvelimella.

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteitten takia tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Jos henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa) pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

Asiakkaalla on oikeus, milloin tahansa, vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Jokaisessa Esportin lähettämässä suorasähköpostissa on lainmukainen linkki, josta asiakas voi halutessaan estää suorapostitukset.

Asiakkaan tulee lähettää oikeuksiasi koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse seuraavilla yhteystiedoilla:

Espoon Tennistuki ry
Tarkastus / muu henkilötietoihin kohdistuva pyyntö / Hannele Jokisalo
Koivu-Mankkaan tie 3
02200 Espoo
fitness(at)esport.fi

11. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta muun muassa lainsäädännön tai palveluidemme muuttuessa.